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Intranet collaboratif : petit programme vitaminé de rentrée pour animateurs de communauté

· collaboratif,intranet,community management

Vous êtes animateur d’un espace collaboratif online, sur l’intranet ou le réseau social de votre entreprise, vous venez de rentrer de vacances et de laissez derrière vous les coquillages et les beaux souvenirs de vacances… ? Ce billet est pour vous… Certes, il ne fera peut être pas revenir le soleil à vos fenêtres -bien que nous soyons chanceux cette année...- mais vous sert un petit programme vitaminé pour repartir du bon pied avec votre communauté ! Posologie.

1. Une pilule bilan

Avant de se lancer dans les grands chantiers de rentrée, vous pourriez vous poser quelques instants pour faire le point sur : la fréquentation de votre espace collaboratif pendant l’été, les questions restées en suspens (ah, oui tout le monde ou presque était en congé), les projets métiers à venir qui pourraient avoir un impact sur l’activité de la communauté, etc. Un petit tour d’horizon pour apprécier le contexte est toujours utile après une période d’absence, pour reprendre ses marques, prendre en compte les nouveaux éléments de l’environnement (on sait que l’été est souvent propice aux réorganisations dans les entreprises comme dans les gouvernements)… Cette période est aussi l’occasion de vérifier que toute l’équipe d’animation est en ordre de marche : faut-il lancer un nouvel appel à contribution ? Avez-vous envie de reprendre le flambeau de l’animation et de le tenir toute l’année ? Bref, tous les feux sont-ils au vert pour attaquer cette rentrée...

2. Des objectifs en comprimés

Si le diagnostic est positif, il est temps de vous fixer des objectifs. Vous le savez mieux que personne, une communauté en ligne ne s’anime pas toute seule et demande une impulsion énergique et régulière pour que les usages collaboratifs s'y développent dans la durée. Les objectifs fixés pour la communauté sont-ils toujours d’actualité ? Que voulez-vous que la communauté permette de réaliser cette année : plus de décloisonnement, de connaissance mutuelle, de rencontres ? plus de livrables communs, de partages d’idées, de résolutions de problème ? plus de veille, de sensibilisation, de partage d’information ?
Se fixer de nouveaux objectifs ne va pas sans vous demander si les moyens à votre disposition sont bien en adéquation... N’y a-t-il pas à « renégocier » des ressources avec votre sponsor pour que les objectifs soient atteignables ? Aurez-vous cette année assez de temps pour animer la communauté et gérer vos autres dossiers ?

pilules colorées

3. Un traitement à l'organisation

Quelle que soit la réponse à la question précédente, vous aurez besoin de vous organiser ! La rentrée est traditionnellement une période chargée : après le relatif laisser-aller des vacances d’été, les projets reviennent tambours battants avec leur lot de jalons et de RDV impondérables. Pour ne pas laisser la communauté en friche après la période estivale au profit des autres priorités, un peu d’organisation s’impose. Et pourquoi ne pas vous caler un emploi du temps -un peu comme les collégiens et lycéens- qui réserve des plages de temps à l’animation : une petite demi-heure par jour maximum pour balayer les échanges, répondre aux éventuelles questions, gérer les demandes d’accès à la communauté ou encore mettre en avant les dernières nouveautés, un peu plus de temps une fois par semaine pour poster de nouveaux contenus (rédiger et publier ou solliciter des contributeurs auprès desquels vous pouvez déléguer), un créneau d’une heure une fois par mois pour scanner les statistiques et préparer un reporting sur les usages et les bénéfices de la communauté auprès de votre direction sponsor...

La gestion de tâches et l’agenda partagé de votre espace collaboratif seront vos meilleurs alliés pour planifier également les rendez-vous avec vos membres : anticipation des festivités et répartition des actions pour une rentrée millimétrée !

Et si dans ce programme chargé, il vous reste un peu de temps ?...

4. Une bonne cure de veille

Alors passez au point suivant… Rien de tel qu’un peu de veille pour ouvrir ses chakras et capter de nouvelles idées. La veille est souvent reléguée au second plan des activités que l’on fait quand on a un peu plus de disponibilité… alors que c’est une activité stratégique : se tenir au courant des dernières actualités de son domaine, mais aussi capter des signaux faibles de changement plus profonds se conjuguent à votre activité comme à l’animation de communauté ! Profitez de cette période de rentrée pour prendre cette nouvelle habitude également : lors de votre passage en revue quotidien de votre espace (cf point3), profitez-en pour aller découvrir une autre communauté que vous ne connaissiez pas. Laissez-vous surprendre par les contenus qui y sont partagés, piochez-y des idées d’animation, identifiez des points communs avec votre propre communauté et pourquoi pas laissez-vous séduire par un sujet que vous ne connaissiez pas… Par exemple, selon l’Observatoire e-transformation & intranet, plus d'une entreprise sur trois proposent des communautés d’intérêts sur son intranet ou son réseau social : souvent ouverts à tous, ces espaces collaboratifs permettent à des collaborateurs qui cultivent un même centre d’intérêt parfois extra-professionnel de se retrouver pour échanger. Rencontres, idées nouvelles, engagements, vous y trouverez forcément de quoi booster votre créativité !

5. Une thérapie "anti-blues"

Parce que la période automnale suivie de l’hiver est souvent la plus propice aux coups de pompe et aux dépressions saisonnières, là aussi, quelques astuces à saupoudrer dans votre quotidien d’animateur de communauté. Tout d’abord, profitez de la rentrée et de la fin de l’été pour proposer des animations qui vont raviver les souvenirs de vacances et la joie de se retrouver : un concours de la meilleure anecdote de l’été, une course aux likes sur les résolutions de rentrée, etc. Prévoyez à l’agenda (cf point3) un RDV In Real Life de la communauté : ce n’est pas seulement l’occasion de faire le point sur les réalisations de votre espace de collaboration depuis le début de l’année, mais surtout le moment de se rencontrer et de réinjecter un peu de chaleur humaine à la communauté en ligne. Vous en profiterez pour parler des nouveaux objectifs (cf point2) et pour mettre tout le monde au diapason ! Effet booster garanti !

Imaginez aussi tout au long de l’année (cf point3) des petites surprises à distiller dans la communauté : jeux, sondages, interviews inspirantes, … Et si malgré tout, le blues vous gagne, je vous recommande de lire en complément (et sans ordonnance) mon billet sur le blues des animateurs de communauté sur le blog d’Arctus : vous y trouverez également de quoi rester gonflés à bloc toute l'année !

rentrée fruitée

Retrouvez également mes conseils pour une rentrée réussie sur votre communauté, sur le blog d’Arctus. Voilà de quoi vous doper et attaquer cette rentrée les batteries rechargées !

Très prochainement, mes amis d’Arctus vous proposeront une petite enquête autour de l’animation de communauté collaborative sur intranet et les réseaux sociaux d’entreprise. N’hésitez pas à y répondre et à partager sans modération 😉

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